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Plan de respuesta ante informes

 

¿Qué sucede cuando usted denuncia una (sospecha) infracción por parte de DAF de la ley o las reglamentaciones, de nuestro Código de conducta de PACCAR u otras políticas de PACCAR? El plan de respuesta sigue un enfoque de cinco pasos:

 
  • 1. Informe de recepción

    Cuando usted denuncia una (sospechosa) infracción, recibirá una confirmación de recepción. El Director de Cumplimiento envía un resumen y una propuesta de gestión al Comité de Integridad.

  • 2. Evaluación inicial

    Por lo general, esto se hace en un plazo de dos semanas a partir de la recepción del informe. El Comité de Integridad evaluará el caso y decidirá si se desestima o se investiga. Esta decisión se comunicará al denunciante. Si se decide que se investigará el caso, se le asignará a un investigador. El investigador realiza una evaluación inicial de la credibilidad, el contexto y la (potencial) gravedad del informe.

  • 3. Planificación de la investigación

    Si se considera necesaria una investigación, el Comité de Integridad formará un Equipo de Investigación. La investigación siempre es necesaria cuando el informe:

    - contiene presuntas violaciones de la FCPA u otras leyes anticorrupción aplicables;
    - contiene presuntas violaciones de las leyes antimonopolio;
    - involucra a la alta gerencia de PACCAR EU; y/o
    - podría tener un impacto importante o masivo en la reputación de DAF/PACCAR (en adelante, la Compañía).

    El Equipo de Investigación debe ser independiente y, por lo tanto, no debe incluir a un colega directo, subordinado o supervisor del sospechoso o denunciante.

    El Equipo de Investigación proporcionará al Comité de Integridad información preliminar sobre la planificación de la investigación. La función principal del Equipo de Investigación es recopilar la información y la documentación sobre el informe (investigación de hechos). Depende del Comité de Integridad formular una opinión sobre si se ha producido la presunta violación.

    Después de formar el Equipo de Investigación, el propósito y el alcance de la investigación se definirán en el plan de investigación, idealmente en el plazo de una semana. En este punto, y después de evaluar la credibilidad y el contexto en el que se realiza cualquier denuncia, el Equipo de Investigación puede recomendar al Comité de Integridad que desestime una denuncia (por ejemplo, debido a que hay poca o ninguna evidencia para fundamentar la presunta violación). En ese caso, el Equipo de Investigación documentará y archivará esta recomendación. La decisión del Comité de Integridad se fundamentará en una comunicación al denunciante.

  • 4. Realización de la investigación

    Una vez planificada la investigación, se deberán completar los siguientes pasos lo antes posible:
    - Obtención de pruebas
    - Realización de entrevistas
    - Realización y verificación de análisis
    - Informe de situación intermedio al Comité de Integridad

    La investigación deberá realizarse dentro de los 2 meses siguientes a la recepción del informe. En circunstancias específicas, el Comité de Integridad puede ampliar el período de investigación, lo que se comunicará al denunciante.

  • 5. Informe final y lecciones aprendidas

    Los hallazgos y las observaciones se deben documentar adecuadamente. El equipo de investigación debe proporcionar un informe final al Comité de Integridad. El Comité de Integridad debe limitar la distribución y presentación del Informe Final a la necesidad de conocerlo únicamente al personal autorizado.

    El Comité de Integridad proporcionará al denunciante un resumen de los hallazgos o el resultado final.

    Dependiendo de los hallazgos de la investigación, el Comité de Integridad asesorará a la línea de gestión pertinente en caso de una presunta infracción relacionada con el Cumplimiento o en caso de cualquier otro tipo de presunta mala conducta, sobre el curso de acción apropiado, como, entre otros:

    i. Declarar el informe inadmisible / no tomar más medidas.
    ii. Tomar medidas disciplinarias, por ejemplo, advertencia por escrito, capacitación obligatoria, suspensión, reducción de salario, degradación o despido para los empleados involucrados.
    Cualquier acción disciplinaria de este tipo reflejará adecuadamente la gravedad de la mala conducta.
    iii. Desarrollar medidas adicionales, como capacitación, fortalecimiento de controles internos, creación de políticas adicionales u otras medidas que busquen promover una cultura de integridad y cumplimiento.

 
 

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